Thời tiết thay đổi mà tổ chức event thì cần làm sao

Việc tổ chức một số sự kiện như khởi công, khánh thành, lễ hội… bình thường đã phải chuẩn bị kỹ lưỡng rồi nhưng khi thời tiết chuyển sang mùa mưa thì quả thật phải chuẩn bị thêm rất nhiều phương án để đối phó với những bất tiện mà thời tiết xấu đem lại. Để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách hoàn hảo thì 5 người thực hiện phải đưa ra nhiều tình huống dự phòng để xử lý khi có mưa, gió… xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Sau đây là 3 gợi ý mà bạn phải lưu tâm khi chuẩn bị một event ngoài trời khi có dự báo sẽ gặp thời tiết xấu.

Về rủi ro kinh phí

Việc thời tiết sẽ diễn biến như thế nào vào mùa mưa chúng ta không ai có thể biết chính xác được, do đó có thể bạn sẽ phải chuẩn bị 6 dụng cụ tránh khỏi mà thậm chí bạn sẽ không sử dụng tới nếu thời tiết không thay đổi bất thường. Cho nên, việc dự trù kinh phí bạn nên tính toán thật cẩn thận, bởi có thể chúng sẽ tăng thêm so với sự kiện hao hao được tổ chức vào mùa mưa. Như vậy, lưu ý đầu tiên là nếu bạn không muốn trích lợi nhuận để bù vào khoản chênh lệnh về chi phí cho thực hiện sự kiện mùa mưa thì đừng bao giờ quên dự trù thêm phần kinh phí cho phương án dự phòng nhé.

cong ty to chuc le khanh thanh

Chọn vị trí tổ chức

Nếu được, bạn nên ưu tiên 3 địa điểm mà bạn có thể dời vị trí tổ chức event một phương pháp chuyện đơn giản nếu có mưa. Ví dụ như bạn có thể tổ chức lễ hội tại sân của nhà thi đấu, và thật tuyệt vời, phương án dời nhiều hoạt động vào bên trong nhà thi đấu khi chẳng may trời mưa sẽ giúp bạn rất nhiều đấy.

6 dụng cụ che chắn, đặc biệt là lều bạt

các loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong những thứ kiện thời tiết xấu, ngoài ra chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã khám phá được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị 5 âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át 5 âm thanh trong sự kiện, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay

phải chuẩn bị thêm nhiều chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, 3 PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và những món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của những bạn.