Khi lập kế hoạch cho event nên chuẩn bị các gì ?

Việc lập kế hoạch cho một sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn và dài ngày sẽ rất áp lực. Làm thế nào để kế hoạch của bạn trở nên hoàn hảo từ các quyết định quan trọng tới những chi tiết nhỏ nhất ? Dưới đây là đa số điều bạn cần lưu ý để chuẩn bị tốt kế hoạch cho một sự kiện.

công ty tổ chức lễ khánh thành


1. Lập ra bảng chi tiết kế hoạch của event

Bạn nên lập ra bảng chi tiết các việc cần làm, xây dựng kế hoạch chặt chẽ nên lưu ý đừng nên đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm bạn bị chệch hướng công việc. các sự kiện càng lớn, càng dễ làm bạn cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, bạn nên đầu tư nó vào những vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.

2. Lấy sở thích của khách hàng là trọng tâm

event lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một phương pháp tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp thêm, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

3. Kí kết hợp đồng hợp tác với đối tác

đa số bản hợp đồng này sẽ cho bạn một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của họ sau này.Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản, nhà cung cấp dịch vụ của bạn có thể tăng số lượng không nên thiết hoặc là thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ event tại vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết Nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.

cong ty to chuc su kien tat nien


4. Dự trù ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. bạn nên xây dựng ngân sách một phương pháp linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn các menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.