Để một sự kiện hoàn hảo nên là sự tổng hợp của một số yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, đa số người tham dự thì người thực hiện cần nên cân nhắc đến rất lớn yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong đa số yếu tố cực kỳ chủ yếu để event diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong đa số rủi ro mà nhà thực hiện event cần lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có event nào khác diễn ra không? nếu như có thì sự kiện đó có liên quan gì tới sự kiện bạn dự định tổ chức hoặc là không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ nên bạn phải dự liệu thứ này ngay từ lúc lên kế hoạch.

công ty tổ chức tất niên

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín đến tháng giêng là thời gian có đa số đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm đến một số rủi ro như thế nào khi quyết định tổ chức một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định thực hiện sự kiện thời tiết nóng hay lạnh, mưa hay nắng; và điều kiện từ phía nhà cung cấp thêm là như thế nào, có đáp ứng được với thời tiết đó hay là không.

event bạn thực hiện là thuộc loại hình nào, khách mời là nhiều người như thế nào

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Đối với việc thực hiện đa số event mô tả sản phẩm, hội thảo thì nên thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với nhiều mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường thực hiện những lễ giới thiệu vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để đa số nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để mô tả về một số kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy điều hòa thì mô tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng một vài thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường tổ chức giới thiệu vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham gia. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị điểm vượt trội cho nhiều người tham dự.

Chẳng hạn đối với khách sạn có đa số phòng trống, người tổ chức event có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm một số tiện nghi trong phòng hay quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm