Tất nhiên rồi, tất cả các rủi ro liên quan đến tiền bạc đều không hề dễ dàng chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một event cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với những event diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi thứ phải thật perfect, những quyết định chủ yếu nên thật nhanh và chính xác nhưng một vài chi tiết nhỏ cũng nên thật chu toàn.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Thực sự, rất lớn bạn mới “dấn thân” vào con đường tổ chức sự kiện thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn nên dành những thời gian cũng như là công sức. nếu như bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, điều này thì thật không hoặc là một chút nào.

Bạn nên dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng nên đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với những khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với đa số event lớn mà đa số event nhỏ cũng rất nên việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là một vài gợi ý.

cong ty to chuc su kien tat nien

Hãy chú ý đến Proposal

Bạn nhất định phải nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của sự kiện đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta phải chuẩn bị cho những tiết mục nào. các bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ phải vô tình dự trù thiếu soát một số hạng mục quan trọng. thứ này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm sự kiện phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình event và nội dung của nó mà những hạng mục sẽ được định là gì cho phù hợp.

Ngoài ra, những sự kiện mà người muốn thực hiện thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn nên biết “Liệu cơm gắp mắm”. Nếu ngân sách thiếu hụt, chúng ta nên kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ các khoản có mức độ nên thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố chủ yếu khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho event”. Một event luôn có thể phát sinh một số việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng này giúp người làm event hạn chế nhiều nguy cơ thất bại. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng event.