Đối với một vài event được tổ chức ở nhiều tỉnh, đa số chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với các sự kiện được tổ chức tại địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một số chuyến đi xa như thế này thì cần phải có những chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team tổ chức sự kiện đó vì có vô cùng nhiều chi phí phát sinh mà nếu như không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm một số khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia những phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà một vài nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).hoàn chỉnh bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời đa số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay không (có đa số khách sạn ở các tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại đa số hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi thực hiện sự kiện. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Mua sắm vật dụng: Có một vài vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm ở hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách hoàn chỉnh là kiểm tra thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi lẽ đôi khi quá các việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là một vài rủi ro cần lưu ý khi tổ chức một vài event tại một số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng nhiều lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện tại tỉnh xa.

View more random threads: