Một trong nhiều đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với đa số tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không cần phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, thứ này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể tại nhà hay là bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không cần văn phòng tổng đài cũng không nên đến các thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài ra sao?

Như đã trình bày ở trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không cần thiết phải đến văn phòng để làm việc, bạn cũng không cần phải trang bị cho nhân viên của mình các chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ nên dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại ở đó, một thứ rất thuận tiện cho doanh nghiệp đó là tất cả một số nhân viên của công ty bạn sẽ gọi và nhận những cuộc điện thoại với khách hàng bằng một số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được điều đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền các dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như cách truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực đa số cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu muốn dùng tổng đài này thì tổ chức nên phần khám phá một nhà cung cấp thêm (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hay là nhận nhiều cuộc gọi với số lượng cực kỳ một số trên nhiều thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn hao hao cước phí cuộc gọi thông thường. công ty không nên đi dây điện thoại. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc là dùng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần tới văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại đơn vị để chăm sóc khách hàng.

đa số điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Không nên đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không nên đi dây điện thoại. Thậm chí nếu như tổ chức chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, tổ chức sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.