Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ event lớn hay nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi đến cuối event một phương pháp có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình perfect sẽ đưa ý tưởng tới với khách mời một cách thức hoàn thiện, nếu ý tưởng hoàn chỉnh đến mấy mà không thực hiện ổn thì sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đề. Trong các công ty và doanh nghiệp nhỏ thì khá nhiều nơi họ tự đứng ra thực hiện một sự kiện cho chính bản thân.

tổ chức lễ khai trương

Ghi rõ đích đến của sự kiện

Yêu cầu khi xác định đích đến là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một bản thân tại tất cả những bước. Hơn nữa, nếu như xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về đích đến sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có khá nhiều mục đích phổ biến như: bán hàng, tăng sự thông dụng thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi sự kiện kết thúc, hầu hết đa số khách mời phải hướng tới mục tiêu ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện tại của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện nên phải liên tục được nêu ra trong tất cả các lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch hoàn hảo thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho sự kiện

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau sự kiện, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra hoàn hảo trên thực tế.

tổ chức tết trung thu cho các bé
Bạn cũng nên phải lưu ý tới truyền thông nội bộ, bởi do thực sự đã có khá nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều chủ yếu nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách những mảng khác nhau, dù lớn hay là nhỏ của event đều nên phải hiểu sâu sắc về mục tiêu của event thì rất khó để công chúng mục tiêu có thể hiểu và đạt được mục tiêu truyền thông khi tổ chức event.