Việc thực hiện sự kiện tại một tỉnh sẽ mang lại không ít khó khăn tương đối nhiều bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả các người làm sự kiện khá nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một số lưu ý có thể sẽ giúp đỡ bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho các event ở một tỉnh nào đó.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm event mà địa điểm lại là các khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách thức làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với những khách sạn ở tỉnh, gặp phải đa số khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thông dụng ở các khách sạn tại thành phố nhỏ..

nếu như bạn tổ chức một chuỗi event tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. nguyên nhân vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm chủ yếu hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, bởi lẽ bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của những khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc là trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến khá nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều nên thiết cần làm.

Thường thì những đơn vị phụ trách những hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước event, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có đa số điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.