Sự hoạt động một cách trơn tru với cả ekip không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với ekip sự kiện, khi mà có khá nhiều hoạt động và công đoạn phải tổ chức. Dưới đây là đa số gợi ý để bạn có thể giúp kết hợp ekip sự kiện tốt đẹp.

to chuc tet trung thu cho cac be

Chuẩn bị tốt một vài công cụ hỗ trợ cho việc liên lạc với team của event

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là các Event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn nên tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.



Họp phân công thực hiện nhiệm vụ ở hiện trường sự kiện

Phân công nhiệm vụ tại hiện trường có lẽ là bước chủ yếu nhấtbước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý đến phần việc của 4 người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, bởi do thực hiện một sự kiện thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết. có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra nguy cơ thất bại cho event.

tại mỗi địa điểm thực hiện event thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với 5 bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay ở hiện trường cũng có nhiều cách để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp để đem lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

tổ chức lễ khai trương showroom

Khả năng kiểm soát một vài nguy cơ thất bại, giải quyết mọi sự cố trong sự kiện của Event Manager

Để kiểm soát được nguy cơ thất bại trong sự kiện, nhất là khi phải kết hợp với rất nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của sự kiện Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với 3 tình huống rủi ro, sự kiện Manager phải liên lạc thường xuyên với một vài ekip tổ chức chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn 3 vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát event. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.



Một lưu ý nữa, khả năng ra quyết định của sự kiện Manager còn phụ thuộc khá nhiều vào cơ chế của một agency. Với đa số công ty thực hiện sự kiện có quy mô lớn thì cơ chế độc lập cho 5 ekip rất perfect và tính chịu trách nghiệm của 3 cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện khá nhiều.