Khách mời là một thành phần chủ yếu có khả năng quyết định event được thực hiện có thành công hay là không. bởi lẽ thế hầu hết các nhà tổ chức event đều chú trọng đến việc quản lý tốt khách mời tham dự event. Để làm hoàn chỉnh việc này người tổ chức sự kiện cần phải biết phương pháp tổ chức, lên kế hoạch và có khả năng xử lý đa số sự cố có thể xảy ra.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Vậy để quản lý tốt khách mời tham gia event bạn cần phải sử dụng những biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham dự event là ai?

Với tư cách là một người thực hiện sự kiện cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là những ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời tới khách hàng nếu có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong event. bởi thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh liên quan tới khách mời trong quá trình sự kiện được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi tổ chức event, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 tới 4 chiếc bàn cùng một số đa số PG đa số người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời đến tham gia event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia sự kiện bằng cách thức sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

tổ chức lễ khai trương showroom

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của event được thực hiện mà bạn có thể đặt thêm tương đối nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.