Một event được tổ chức hoàn hảo có sự đóng góp của rất nhiều yếu tố khác nhau trong đó có bộ phận ekip của sự kiện. Bộ phận này có vai trò vô cùng đặc biệt, sắp xếp cũng như chuẩn bị những thứ cần thiết cho sự kiện. Vậy người tổ chức event cần phải làm gì để kết hợp với ekip thực hiện event đạt hiệu quả? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Chuẩn bị công cụ giúp khi ekip làm việc

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là các event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn cần tự trang bị cho nhóm ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.

Phân chia công việc cụ thể tới từng cá nhân

Phân công nhiệm vụ tại hiện trường có lẽ là bước chủ yếu nhất, bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những thành viên khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, bởi tổ chức một event thành công tốt đẹp là kết quả của cả tập thể đoàn kết, có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra rủi ro cho sự kiện.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Ở mỗi địa điểm tổ chức sự kiện thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung ứng gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với các bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay ở hiện trường cũng có khá nhiều phương pháp để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp để đem lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

Chuẩn bị sẵn một phương án dự phòng

Để kiểm soát được rủi ro trong event, nhất là khi phải kết hợp với khá nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với các tình huống rủi ro, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với các ekip tổ chức chương trình.

tổ chức lễ khai trương

Mặt khác, chúng ta có thể chọn các vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát sự kiện. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố, event thành công tốt đẹp hay là không đều phụ thuộc vào việc giải quyết các sự cố đó như thế nào.