Dù bạn đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng nhưng yếu tố bất thường của thời tiết cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công hay thất bại của việc tổ chức sự kiện ngoài trời.

PTC Vina xin chia sẻ tới doanh nghiệp những kinh nghiệm cần lưu ý khi thời tiết xấu để hoàn thành tốt hơn và không bị gián đoạn.

Trang bị các vật dụng chống mưa bão

- Hệ thống thiết bị sự kiện cần được che chắn cẩn thận như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình… Nếu sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện, hãy thuê màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện cần che chắn để tránh việc chập điện gây cháy nổ hoặc nguy hiểm tới người tham gia.

- Trang bị các loại ô dù, lều bạt, mái che: những sự kiện ngoài trời nên trang bị dù che mưa tròn cỡ lớn có đường kính từ 20 – 28m. Mái che giúp an toàn hơn với các sự kiện khi có mưa lớn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao, có thể có lều bơm hơi với vài trăm tới vài nghìn người. Đây cũng là một giải pháp hữu hiệu giúp hạn chế những rủi ro về thời tiết.

- Sử dụng bàn ghế dễ di chuyển: với trường hợp mưa bão, hãy chọn bàn ghế có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa. Các vật dụng ngoài trời khác cũng cần đảm bảo trọng lượng sao cho không bị thổi bay hoặc có thể buộc cố định.

- Trang trí tỉ mỉ và chắc chắn: Các phần trang trí sân khấu cần đảm bảo thiết kế từ các vật liệu có thể chịu được điều kiện thời tiết bất lợi khi mưa bão diễn ra và treo những vật dụng chắc chắn tránh đổ vỡ.

- Luôn luôn thủ sẵn máy phát điện: Nếu trong quá trình tổ chức xảy ra tình trạng chập điện, bạn cần nhanh chóng có máy phát điện để sự kiện được tiếp tục diễn ra và hoàn thành tốt hơn.

Phân công nhân sự quản lý từng khu vực

Khi tổ chức sự kiện, BTC cần phân công nhân sự phụ trách quản lý từng khu vực để thuận lợi hơn trong quá trình diễn ra sự kiện, tránh sự chồng chéo công việc, ổn định trật tự và dễ dàng kiểm soát hơn.

Trong thời điểm mưa bão, nhân sự có thể dễ dàng điều động mọi người ở từng khu vực mà mình quản lý đến nơi tránh mưa bão nhanh chóng và an toàn hơn.

Thay đổi thời gian, địa điểm trước khi sự kiện diễn ra

– Dời thời gian tổ chức chương trình: Những sự kiện quá bất lợi sẽ làm ảnh hưởng tới chương trình. Tùy thuộc tình hình, địa điểm mà doanh nghiệp sẽ có những phương án xử lý khác nhau bởi việc hoãn thời gian diễn ra chương trình cũng gặp không ít khó khăn. Do đó, cần có thông báo kịp thời và khả năng quản lý, thỏa hiệp của ban tổ chức.

– Thay đổi địa điểm tổ chức: Trong một vài trường hợp, công ty tổ chức sự kiện đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Địa điểm tổ chức có thể di chuyển từ ngoài trời vào trong phòng hoặc hội trường. Việc thay đổi địa điểm hoặc di chuyển cần hết sức cân nhắc khi tổ chức sự kiện.

Để hạn chế và có thể ứng phó với những sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn có thể nhờ tới các công ty tổ chức sự kiện. PTC Vina là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu miền Bắc sẽ giúp bạn có những sự kiện thành công nhất.

Công ty cổ phần truyền thông và dịch vụ PTC Vina

VPGD tại Bắc Ninh, Bắc Giang – Hotline: 0916999861

- Email: phutu118@gmail.com

- Website: sukienbacninh.top