Hiện tại, việc tổ chức sự kiện là một hoạt động chẳng thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Đối với từng doanh nghiệp và tổ chức sẽ phải tổ chức từng loại sự kiện khác nhau. Các loại sự kiện phổ biến thường được tổ chức như hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng, tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định. Bài viết dưới đây sẽ chỉ dẫn bạn mẫu quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Hãy tham khảo cùng chúng tôi nhé!

Xem thêm: 10 công ty tổ chức sự kiện lớn nhất tphcm

Nhận đề nghị từ khách hàng

Bước trước nhất này rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện sẽ đi gặp khách hàng là chủ doanh nghiệp để tiếp nhận các yêu cầu về việc tổ chức sự kiện từ họ. Một số thông báo bạn cần phải nắm được sau lần gặp khách hàng này như:
Loại hình sự kiện là gì?
Lý do, thời gian tổ chức
Thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng là gì
Quy mô tổ chức
Kinh phí tổ chức
Đối tượng dự, số lượng người tham dự
Mục tiêu truyền thông
Các đề nghị tổ chức…

Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Sau khi đã có được những thông tin đề nghị, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện được dân trong ngành ví như là vong hồn của sự kiện. Sự kiện của bạn được tổ chức có vấn và để lại ấn tượng trong lòng khách tham dự hay không đều phụ thuộc quơ vào yếu tố này. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, dùng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho hiệp với ý tưởng đó. giả dụ ý tưởng được xem là “vong hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện.
Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng - văn hoá của người dự, đích truyền thông của sự kiện…
​
Xem thêm: cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Lập kế hoạch tổ chức

Sau khi xây dựng được ý tưởng chủ đạo cho sự kiện thì việc tiếp theo người tổ chức sự kiện cần làm là lên một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch cần được xây dựng càng cụ thể càng tốt. hết thảy đều phải được lên một cách chi tiết và rõ ràng. Từ nguyên tố nhân sự, trang thiết bị cho đến thời gian, địa điểm và con người.

Thuyết trình kế hoạch

Kế hoạch tổ chức sự kiện trước khi được thực thi cần được người quản lý và chủ doanh nghiệp thông qua. Chính nên chi người tổ chức sự kiện cần thể hiện, thuyết trình kế hoạch đã lên cho chủ doanh nghiệp nghe.